业务概况

u       目前东莞??的所有业务全部在总账中进行核算和管理 ，不存在其他子帐系统，河源??则设有应付帐子帐，两家公司所有业务处理均采用手工操作。

u       ????和??钢材设有应付帐子帐，采用称为MRP的电脑记帐系统，并与采购系统集成应用。

u       东莞??和河源??，????和??钢材的应付款主要由会计部进行管理，采购部门负责供应商管理。

u       目前东莞??和河源??的应付款业务在很大程度上实行现金收付制核算。

u       东莞??和河源??目前没有专门的会计人员来处理应付款有关的财务核算。

u       ????和??钢材有专门的会计人员处理应付帐，在香港进行，供应商的管理也是由采购部负责。

文档内容

本文档是对于东莞??/河源??/????/??钢材的应付业务进行调研的结果，参考了??集团其他成员企业的业务情况，主要包括以下内容：

u       供应商管理

u       应付发票管理

u       费用报销管理

u       预付款管理

u       付款管理

u       应付报表和查询

供应商管理

东莞??和源??的供应商统一由采购部进行管理，采购部其实是集团公司的部门，代表各家??公司行使采购职能，会计部使用与采购部提供相同的供应商编码和名称，只是记录供应商的主要资料，并不参与对供应商的开发工作中去，现在的供应商主要提供生产辅助材料和维修备件，主要的生产原材料钢材由????和??钢材负责供应，相当部分的供应商是一次性交易的供应商，相对固定的国内供应商有20多家，尚没有形成统一的供应商管理制度文件。河源??有较多的主要原材料国内供应商，东莞 ??今后也准备开发更多的国内主要原材料供应商。

????和??钢材，主要负责国外钢材采购工作，再转销给国内的??子公司，供应商日常管理工作由采购部负责，但对供应商的开发主要由公司董事负责。

有关供应商管理的详细资料需参阅采购调研报告。

供应商维护

东莞??，河源??，????和??钢材由采购部收集整理供应商资料，会计部不作维护，对于如供应商取消，合并等工作目前还没有处理规定。

供应商编码

东莞??和河源??的供应商编码是由采购部决定，并没有统一的编码规则。

供应商信贷额度

国内??采购时没有使用信贷额度控制。????和??钢材有一些不太成熟的控制方法。

供应商审批/分类/付款期限

主要的供应商由公司董事审批。

由于钢材采购周期很长，往往采用预付款方式结算，一些相对固定的供应商采用周结或月结，还有很多一次性交易的供应商采用现金结算。

应付发票管理

目前供应商开来的发票首先提交给采购部，采购部门在收到供应商发票并进行核对，提交有关部门经理或者总经理审批后，准备付款申请书，会计部门根据付款申请书，与有关合同，送货单和入库单等单据和凭证进行核对审批后，安排出纳准备资金。

采购中如果出现了运费和杂费，则供应商一般要么分开成几张发票，要么在一张发票上通过货物价格来处理，或由其他船运公司开出运费发票，没有出现一张发票上既有材料成本又有运杂费的情况。

由于目前东莞??仍然是增值税的小规模纳税人，收到的供应商发票上的增值税进项税额是无法抵扣的，所以发票上如果注明了增值税额，那么也是把该金额记入采购的物资成本中的；而河源??为一般纳税人，可以抵扣增值税的进项税额，所以在帐务上是把增值税单独列支的。

一般情况下会计部门在收到供应商发票无误后就会立即付款，所以需要根据业务实际编制付款单据。分录如下：

借：库存物资或者其他科目

         贷：现金或者银行存款

目前在应付帐款科目上也没有供应商信息，对于国内供应商都没有记入应付帐款科目进行负债核算，随着国内供应商的增多，会开设应付帐明细帐。

一般情况下，东莞??和河源??，以及????和??钢材大量采用的是预付货款的办法，在收到供应商货物之前先预付全部或者部分货款，供应商发来货物并提供发票后，会计部门根据该供应商原有的预付货款的情况与发票进行核销。付预付款时分录如下：

借：预付款

         贷：现金或者银行存款

收到供应商发票进行核销时分录如下：

借：库存物资或者其他科目

         贷：预付款

东莞??和河源??，以及

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