上海新华书店所经销的每一种图书，都在其数据库中有着非常详细的记录，图书的价格、出版单位、作者、内容提要以及图书封面的图像自不必说，就连每一种图书的厚度、重量也都记录得清清楚楚，总共有45个数据项。局外人自然很难了解个中缘由，听了技术部顾明良先生的介绍，方明白只有这样才能管理得细致入微。
上海新华书店自1986年开始使用数据库系统，进行业务和企业内部的管理，最先使用的是DBASE III，以后又升级到了FoxBase、FoxPro，但这显然不能满足不断发展的业务需求。之后，通过招标引入了Sybase大型数据库管理系统。图书零售和批发行业的数据库应用特点是以事务处理为主，数据量和事务处理量大，这就需要数据库管理系统能够有很高的性能和速度；同时由于数据库系统支撑着营业系统，因此对可靠性的要求也较高。上海新华书店在招标时充分考虑了以上因素，并根据自身的资金状况和产品的性能价格比，选择了Sybase的数据库系统。目前，上海新华书店的业务和企业管理系统全部建立在Sybase的数据库之上。顾先生说："现在我们最担心的就是系统宕机或停电，到目前为止整个系统还没有出现过宕机，由此可以看出Sybase数据库的可靠性。"
上海新华书店的体系就好象是一只飞翔的鸟，用顾先生的话说就是"一体两翼"，一体就是其管理机构，两翼分别是上海书城和发行中心。其中上海书城是上海市的十大文化项目之一，经营全国800多家出版机构的各类图书、音像制品和电子出版物，品种达15万种以上，是一个超大型的零售企业。同时，它还是一个图书零售体系的管理中心。为了保证系统时刻畅通，上海书城与配送中心通过128K的DDN专线连接，南京东路新华书店和淮海路新华书店分别通过64K的DDN专线与上海书城进行连接，南京东路新华书店和淮海路新华书店的各种数据每日汇集到上海书城，然后三家零售部门的数据再统一传送的配送中心"
在使用计算机系统之前，上海新华书店对于图书发行的管理可以说是粗放型的。以供货为例，一种新书到货以后，配送中心只能根据以往的经验向各个零售部门发送不同数量的图书，而这个数量是否合理，只有在图书销售一段时间后根据各个零售部门的实际销售情况才能反映出来。在使用了以Sybase数据库为基础架构的系统之后，与配送中心联网的上海书城、南京东路新华书店和淮海路新华书店已经实现了零库存。当每种新书到货时，配送中心可以根据各零售部门的营销等级、销售情况、地域情况等多方面的因素主动配送。前面提到的有关图书厚度的数据项就派上了用场，配送中心可以根据零售部门货架的大小和图书的厚度计算出图书上架的数量。而各个零售部门在每日销售结束后，可以根据每中图书的销售情况以及架上图书的数量向配送中心提出主动配送请求。请求的生成全部是由系统自动完成的，而且系统通过二次回归模型，还可以对销售进行预测，以指导配送图书的数量和种类。例如在节日和重大活动时，可以进行人工参数调整，增加某一类图书的配送。
除了传统业务向集团化连锁方式转变以外，顾先生认为网上业务是图书销售行业最有潜力和前途的发展方向，美国的Amazon.com的成功就是最好的例证，因此上海新华书店对网上业务进行了长远的发展规划。他们计划将上海新华书店所属的书店全部搬上Internet，并集成全国各个出版机构的出版和信息，不但使读者和书店能够沟通，而且使出版与发行能够沟通。目前，上海新华书店正在与Sybase共同探讨解决方案，以求以最经济快捷的方式达到最先好的结果。
对于引入管理系统和Sybase大型数据库所带来的益处，顾先生认为一方面是企业管理的规范化和具体化为企业带来了巨大的效益增长，这是有形的、直接的益处；而另一方面是获得了无形的益处，企业的知名度提高了，企业的无形资产价值提升了。这对于一个企业的长期发展有这非常重要的意义，业务和企业管理系统之于上海新华书店，就如同神经系统之于人体一样，有着不可或缺的地位。
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