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Excel数据分列与合并的经验总结         ★★★★

Excel数据分列与合并的经验总结

作者:闵涛 文章来源:闵涛的学习笔记 点击数:4620 更新时间:2010/6/21 21:56:09

  Excel数据分列,顾名思义即是把一列数据(包括文本、数值等)分成若干列;合并是把若干列合成一列。在实际工作中,本站总结了如下的几点用途:

  一、数据转换

  部分数据管理软件大多能把数据以其它格式输出,我们也常要从它们中导出数据到电子表格Excel中,根据需要来编辑、计算。但有时我们会发现导出的数据不管怎么规范,都不能计算,也就是说它们不是数值。例如,用友财务软件8.11版导出的数据就是如此。非要对导出后的每个单元格双击后才能变成真的数值。

  如果导出的数据量非常大,该怎么办呢?经过分析,这是软件在数据输出时在数据末加了一个空数据位,其解决办法为:首先在输出时应在原软件中将每列宽度拉至能看见所有数据的宽度。输出后,在Excel中,点击列号以选中需转换之数据列,然后点击菜单“数据”→“分列”,弹出如如下图的窗口

  分列方式选“固定宽度”,点击下一步,不要改变其宽度,点击完成。这样处理后,数据会在瞬间转为可计算的数值。

  二、复杂数据的排序

  Excel的排序功能固然强大,但对一些复杂数据仍然力不从心。例如:一列数据为材料编号+材料名称+数量+收料单号,既有文字,又有数字,还有符号,如23009831螺钉500箱入库500123,现在要按收料单号(即500123)排序,该怎么办呢?这时,可以选中该列,点击数据数据→分列,视情况不同选“分隔符号”或“固定宽度”,若每一行都有明显的符号,如例中的“库”字,就可选“分隔符号”。点击下一步,在“其它”栏中输入“库”字。点击下一步,最后点击完成。则收料单号500123所在列即被分离为另一列,现在就可按收料单号排序了。

  三、修改数据

  分列功能还可用于修改错误的数据。例如一次单位同事在Excel中输入凭证号时在全部数据中间多输入了一个零,即把C010XXX输成了C0100XXX,一列数据有几百个,而且其中XXX为从001到999,因而不能使用查找替换,一个个去修改就算他不疯,领导也等不及了。现在我们利用分列各合并来快速修改。

  首先选中该列数据,点击数据→分列→固定宽度,建立两根分列线,一根置于C01后,一根置于0XXX前。点击下一步,注意此步很关键,即在预览窗口中选中C01列,在窗口右上角选中文本选项;选中0XXX列,也设为文本;选中0列,在窗口右上角选中“不导入此列”选项,点击完成。这样,就去掉了多输的那个零。

  接下来是合并。假设C01所在列为A列,0XXX所在列为B列,并从第一行开始。现选中C1单元格,点击菜单插入→函数,在弹出窗口中,函数分类选“文本”,函数名选Concatenate,确定。在接下来的Text1栏中输入A1,Text2栏中输入B1,确定。这样A1和B1即合并成C1单元格,为C010XXX。接下来移动鼠标至C1单元格右下角,待鼠标变为黑十字时,向下拖拉至列尾,即可将A列和B列全部合并。经过这两步,原来的错误即得到快速修改。


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