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电子商务的第一步-建立企业电子邮件体系         ★★★

电子商务的第一步-建立企业电子邮件体系

作者:闵涛 文章来源:闵涛的学习笔记 点击数:660 更新时间:2006/8/25

    摘要:电子邮件的应用是Internet技术为企业间的联系建立的新图象,据统计Internet上有30%的业务是与电子邮件有关的。
    电子邮件使我们能更快、更方便地与世界各地的客户建立联系,使我们与客户的联系变得更加快速、廉宜。无论从什么角度来考虑这个问题,我们都需要迅速建立和完善我们的电子邮件体系,使之成为部门之间及与客户之间的重要联络工具,为将来的无纸化办公,客户管理及供应链管理打下基础。
    而利用服务托管方式建立企业电子邮件体系更有许多便利和技巧,可以使即便是跨国型的大企业尤如使用自己本地的邮件体系一样,可以更完美地树立企业形象。
    有欲深入探讨详细的组建方案的朋友,请直接与作者联系。
   
    一、电子邮件的特点

    电子邮件的应用是在计算机网络发展的初始便得到重视,在Internet还没有发展到今天这个地步,许多大型跨国公司就利用连接到各地分公司的电子邮件系统传递邮件,处理业务。由于电子邮件具有电话通讯的速度与邮政通讯的直观性,它甚至可以低成本地传送大量的技术图纸和资料,较之与邮政传输有明显的时间优势和成本优势,更为跨国公司青睐。
    电子邮件同传统的通讯方式相比有着巨大的优势。首先是其速度,电子邮件通常是在倾刻之间就送达至收件人的信箱之中。其次是它的方便性,与电话通讯不同,发送电子邮件时不会因"占线"而浪费时间,收件人也无需守候在线路的另一旁,从而跨越了时间和空间的限制。电子邮件最大的优点还在于其低廉的价格,用户可以低至几分钱的代价发送用其它通讯方式无法负担的信息。
    几种通讯手段的比较
   
  电 话  E-mail 一般邮件
速 度 快 一 般  慢
是否同步 是 否 否
规 范  多 变  变化适中  变 化
责 任  小 一 般  大
会 议  小规模  一对多  单 向
保密性  一 般  低  高

    速度、可靠性和人们对电子邮件的期望

    INTERNET的电子邮件软件是高效的,可信赖的。通常一个电子邮件只需几秒种就可到达目的地。如果目的地的计算机正好关机或暂时从INTERNET断开,电子邮件也会存放在提供邮件服务的服务商那里,用户再次开机上网便可自动获得邮件。人们对电子邮件的意外丢失是很关注的,事实上电子邮件丢失的情况很少发生,在电子邮件体系中,也可以要求有邮件的回执,使发信人能确认邮件的送达。
    电子邮件在高速传输的同时允许收信人自由决定在什么时候回复,将即时通信的优点和自由中断的优点组合在一起,使通讯双方能更方便地安排工作。电子邮件软件还能非常方便地按小组成员来发送邮件,电子邮件的这种列表服务,提供了一组成员进行互相讨论的方法。电子邮件的内容可以包括文字、图形和声音,大量的技术图纸,工艺资料都可以利用它来传递。电子邮件软件还能够自动回复电子邮件,可以为企业节省人力而不致影响企业形象。电子邮件的影响及其重要意义 要估计电子邮件的影响很困难,因为它太庞大了。对于很多INTERNET的用户,电子邮件已经成为一种必需。确实,电子邮件取代了邮政通信而成为他们的主要通信机制!电子邮件改变了他们的日常生活方式,他们使用电子邮件与朋友、同事、雇员、顾客以及家庭成员进行通信。
    总之信息化时代的到来,要求欲参与世界经济运行的企业、个人都必须掌握和充分利用新的技术手段,包括电子邮件手段来实现与客户的联系,降低自己和客户的共同成本。

    二、电子邮件在企业管理中的应用

    电子邮件的用途有私人用途和企业用途,自然对电子邮件的要求有所不同。为吸引用户流览,许多Internet服务商向网民提供免费的电子邮件服务,但对于企业而言,无法对这些免费的电子邮件服务进行规范的的管理,邮件的安全性,企业形象无法得到保证,一但员工离职企业要冒失去与客户联系的风险。
    在企业邮件体系中,邮件的安全性在集中的邮件过滤器的帮助下,可以更好地防范来自电子邮件中的病毒的侵害。我们知道利用电子邮件传播的计算机病毒给世界各大企业带来的损失非之大,在规划企业的电子邮件体系时,如何避免成为受害者,已必须为规划者所重视。
    因此,企业邮件体系的建立要能保证邮件的安全性,这包括防止病毒侵害和可以实施管理防止离职者攻击两方面面的要求。在企业级的电子邮件体系中,企业可根据其部门结构、职能划分设定公司邮箱体系。这些邮箱的直接读取权是有系统管理员掌握的,利用转发机制在发送到具体负责的员工邮箱,从而保证企业的商务邮件不被非法窃取。
    从公司的整体形象建立出发,将邮件系统设置成分级的树形结构,更能使企业合理的组织结构得到恰当的反映,使企业能从邮件结构中发现商业机会。这样对外的业务邮箱便相对稳定,为客户长期认识后,无论其负责人员发生什么变动,都能保证业务的正常进行。
    示意如下图:
    

    三、企业电子邮件体系的建立过程

    由前面对企业的电子邮件体系的分析,企业电子邮件体系的建立需要从整体的安全性、可管理性及对企业形象树立几个方面去考虑和安排。
    根据企业多级结构定位的想法,需要根据公司的业务情况安排好邮件结构,确定出收件处理人选。
    邮件体系建成后,需要对使用进行规定和培训,使企业内外能很好地利用企业的电子邮件体系来加快彼此间的联系,降低通信往来的费用。

    四、三级企业电子邮件体系介绍

    在选择出符合上述要求的企业邮件托管服务公司后,比如可以提供三级邮件体系支持的世纪龙信息网络有限责任公司(21cn)提供的服务,他们可以出租支持200个用户,100M空间的企业邮箱。
    为保持对外联系的稳定性,将租用到的邮箱划分成业务邮箱和个人邮箱,业务邮箱是对外发布的业务邮箱的地址,用于接收客户发来的业务邮件,利用电子邮箱的自动转发功能再分发给个人,及实现邮件备份。个人邮箱则用于补充业务邮箱的不足之处,主要是从管理角度考虑,使业务邮件能及时分发到负责人处。
    利用企业邮箱体系中的自动转发功能,可以要求客户将业务邮件发往相应的业务邮箱。公司邮箱管理员将在邮箱网站建立转发关系,完成邮件的分发和备份业务。这种邮箱体系对企业形象的塑造是很有价值的。
        
    在对外发送邮件时,将邮件转发给Outbox邮箱,使系统能自动存储的副本,进行邮件备份。

 
作者:汪牧青


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