随着技术的发展和分工的专门化，使得工作方式逐步转到了以工作组为主的方式。工作组可能是公司某个部门内部的几个员工，也可能是不同公司甚至是不同国家的人士组成的。如何在工作组内沟通协调，提高工作速度和工作效率对工作组来说是一个至关重要的问题。
传统的工作组工作方式
人类交流的基本方式是语言和文字。因此在工作中，我们需要经常开会和传阅文件。如果人员无法集中到一个地方，可以采用电话和传真等通信手段。
在使用Office程序时，也会遇到很多需要协同工作的情况。例如，用Word写一本书，每个人负责一章内容；公司的几个子公司将销售月报填写在Excel的一个工作簿中。请他人对您的文档进行修订。
采用传统的方式，会出现很多问题。比如， 如何将多个文档合并成一个文档并保证外观的一致性？ 如何保证对所有的修订内容无一遗漏地进行了处理？ 如何同时处理（合并）多个修订者的修订？ 如何处理修订中的冲突？
在Microsoft Office 2000以前的版本中，已经针对上述需要提供了一些功能，如Word中的主控文档、版本、修订、比较文档和合并文档命令；Excel中对共享工作簿的分发、传送、审阅和冲突日志等功能。然而这些功能的一个共同特点是：它们大都不是实时的，因而也都不具备交互性。为此，Office 2000新增了一种全新的工作组工作环境Office服务器扩展（OSE Office Server Extension）。
Office服务器扩展的应用
Office服务器扩展功能强大，并且取决于系统管理员的设置*。这里仅介绍2个典型的功能。
订阅文档或文件夹
可以通过电子邮件接收特定 Web 服务器上的文档或文件夹修改的通知，可以订阅文档或文件夹。订阅后，如果对文档或文件夹编辑、删除或移动操作，或者在该文件夹中创建了新文件，您将自动按计划得到通知。如果添加或删除了文档中的讨论批注，也将得到通知。还可以在Web服务器上查看Web订阅的情况
Web讨论
利用"讨论"功能，可以和您的同事在同一篇文档中插入批语。可以使用"讨论"工具栏开始针对文档中某一部分或整篇文档的讨论，其他审阅者也可以添加自己的批语。如图所示，讨论批注与普通批注的相似之处在于它们都允许多个审阅者在文档中添加批语，它们的主要区别是： 讨论批注是按线索组织的，也就是说，对特定讨论批注的答复将直接置于该批注的下面；普通批注是按位置或审阅者组织的。 可以同时对同一篇文档展开多组讨论。您和您的同事可以同时在相同的文档中插入讨论批注，而不必采用传统的传送文档或者协调同一文档的多个副本中的批注。 插入的讨论批注将被立即保存到服务器上，这样其他人打开或刷新文档时就会看到该批注。 讨论者即使没有对文档的写权限也可以向任意文档添加讨论批注。
讨论批注保存在独立于文档之外的数据库中。因此您可以将文档保存在没有运行 Office Server Extensions 的 Web 服务器上或与讨论数据库保存在同一台服务器上。这两种情况下，您都可以自由地在文档中添加批注。除了从 Word 开始讨论之外，还可以直接从浏览器中开始讨论。类似的功能也可在Excel和PowerPoint中进行。
如何建立讨论区
利用Office服务器扩展，结合IIS和FrontPage 2000，可快速建立一个讨论站点。首先启动Microsoft FrontPage 2000，从文件菜单选择新建站点命令，在站点类型列表中选择讨论站点向导，在新站点位置下输入已安装了IIS和Office服务器扩展的Web服务器的地址和站点的文件夹。然后按照向导可迅速建立一个如下图所示的讨论站点。
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