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excel文本填充数据的技巧及注意事项         ★★★★

excel文本填充数据的技巧及注意事项

作者:闵涛 文章来源:闵涛的学习笔记 点击数:4309 更新时间:2010/6/21 21:55:31

  在Excel表格中填写数据时,经常会遇到一些在结构上有规律的数据,例如2009、2010、2012;星期一、星期二、星期三等。

  对这些数据我们可以采用填充技术,让它们自动出现在一系列的单元格中。

  填充功能是通过“填充柄”或“填充序列对话框”来实现的。用鼠标单击一个单元格或拖曳鼠标选定一个连续的单元格区域时,框线的右下角会出现一个黑点,这个黑点就是填充柄。打开填充序列对话框的方法是:单击“编辑”菜单下的“填充”中的“序列”即可。

  一、数字序列填充

  数字的填充有三种填充方式选择:等差序列、等比序列、自动填充。以等差或等比序列方式填充需要输入步长值(步长值可以是负值,也可以是小数,并不一定要为整数)、终止值(如果所选范围还未填充完就已到终止值,那么余下的单元格将不再填充;如果填充完所选范围还未达到终止值,则到此为止)。自动填充功能的作用是,将所选范围内的单元全部用初始单元格的数值填充,也就是用来填充相同的数值。

  例如从工作表初始单元格A1开始沿列方向填入20、25、30、35、40这样一组数字序列,这是一个等差序列,初值为20,步长5,可以采用以下几种办法填充:

  ①利用鼠标拖曳法

  拖曳法是利用鼠标按住填充柄向上、下、左、右四个方向的拖曳,来填充数据。
填充方法为:在初始单元格A1中填入20,再在单元格A2中填入25,用鼠标选定单元格A1、A2后按住填充柄向下拖曳至单元格A5时放手即可。

  ②利用填充序列对话框

  在初始单元格A1中填入20,打开填充序列对话框,选择“序列产生在”列、类型是“等差序列”、“步长值”填入5、“终止值”填入40,然后“确定”。

  ③利用鼠标右键

  在初始单元格A1中填入20,用鼠标右键按住填充柄向下拖曳到单元格A5时放手,这时会出现一个菜单,选择菜单的“序列”命令,以下操作同利用填充序列对话框操作方法一样。

  二、日期序列填充

  日期序列包括日期和时间。当初始单元格中数据格式为日期时,利用填充对话框进行自动填写,“类型”自动设定为“日期”,“日期单位”中有4种单位按步长值(默认为1)进行填充选择:“日”、“工作日”、“月”、“年”。

  如果选择“自动填充”功能,无论是日期还是时间填充结果相当于按日步长为1的等差序列填充。利用鼠标拖曳填充结果与“自动填充”相同。

  三、文本填充

  在涉及到文本填充时,需注意以下三点:

  ①文本中没有数字

  填充操作都是复制初始单元格内容,填充对话框中只有自动填充功能有效,其它方式无效。

  ②文本中全为数字

  当在文本单元格格式中,数字作为文本处理的情况下,填充时将按等差序列进行。

  ③文本中含有数字

  无论用何种方法填充,字符部分不变,数字按等差序列、步长为1(从初始单元格开始向右或向下填充步长为正1,从初始单元格开始向左或向上填充步长为负1)变化。如果文本中仅含有一个数字,数字按等差序列变化与数字所处的位置无关;当文本中有两个或两个以上数字时,只有最后面的数字才能按等差序列变化,其余数字不发生变化。

  例如,初始单元格的文本为“第4页”,从初始单元格开始向右或向下填充结果为“第5项”、“第6项”……;从初始单元格开始向左或向上填充结果为“第3项”、“第2项”……再如初始单元格的文本为“(3)2班第4名”,向下填充时它的变化依次为“(3)2班第5名、(3)2班第6名……”。


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