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Access与Office其他成员轻松交流数据

作者：闵涛文章来源：闵涛的学习笔记点击数：672 更新时间：2009/4/22 21:22:42

　　Access是Office组件的重要成员，其主要功能是数据库的管理和应用。由于其普及率和易用性都不及其他成员，所以大家常常会觉得Access的操作不太方便。比如，在Access的表中，要想在中间插入一条记录就比较困难，而在Word表格和Excel的工作表中要做同样的操作则易如反掌；再比如，当我们在Access的表中重复输入相同或有一定规律的字段内容时，就自然会联想到Excel的复制和自动填充功能，但Access却无能为力。显然，如果我们能够实现Access与Office组件其他成员之间进行数据交流，就能够让这些成员为Access服务，从而达到取长补短、提高工作效率的目的。

　　在Word中打开Access表查询项

　　如果想把Access中的表或者查询，转换成为Word中能够读取的文件格式，以便利用Word进行处理，可以采用以下三种方式：

　　1．利用剪贴板

　　在Access中，打开要转换的表或者查询项，将鼠标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右方向的箭头），可以选择一组记录；将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下方向的箭头），可以选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时，可选中所有记录或者说是选中所有字段。进行上述三种情况之一的选择以后，再单击工具栏上的“复制”按钮，将所选内容复制到剪贴板中，如图1所示。随后再打开Word，单击工具栏上的“粘贴”按钮，即可将Access中表或者查询项复制成Word中的表格。如果你觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行后，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，按下“底纹”标签按钮，选择“无填充色”。

　　2．导出为RTF文件

　　在Access中，打开要转换的表或者查询，执行“文件”菜单下的“导出”命令，将“保存类型”指定为“Rich Text Format”。在Word中，执行“文件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮，在随后弹出的“打开”对话框中，单击“文件类型”旁边的下拉列表，将其指定为“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件双击即可打开。

　　3．直接插入数据库

　　在Word中，单击“视图”菜单下的“工具栏”，然后将“数据库”一项选中（或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选中“数据库”一项）。这时，要在Word中打开Access的表或者查询项，就可以单击新增加出来的“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮，在随后打开的“数据库”对话框中，按下“获取数据”标签按钮，将文件类型指定为“MS Access数据库”，选中一个数据库文件中的表或者查询，再单击“插入数据”标签按钮。

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