业务概况
u 目前东莞??的所有业务全部在总账中进行核算和管理 ,不存在其他子帐系统,河源??则设有应付帐子帐,两家公司所有业务处理均采用手工操作。
u ????和??钢材设有应付帐子帐,采用称为MRP的电脑记帐系统,并与采购系统集成应用。
u 东莞??和河源??,????和??钢材的应付款主要由会计部进行管理,采购部门负责供应商管理。
u 目前东莞??和河源??的应付款业务在很大程度上实行现金收付制核算。
u 东莞??和河源??目前没有专门的会计人员来处理应付款有关的财务核算。
u ????和??钢材有专门的会计人员处理应付帐,在香港进行,供应商的管理也是由采购部负责。
文档内容
本文档是对于东莞??/河源??/????/??钢材的应付业务进行调研的结果,参考了??集团其他成员企业的业务情况,主要包括以下内容:
u 供应商管理
u 应付发票管理
u 费用报销管理
u 预付款管理
u 付款管理
u 应付报表和查询
供应商管理
东莞??和源??的供应商统一由采购部进行管理,采购部其实是集团公司的部门,代表各家??公司行使采购职能,会计部使用与采购部提供相同的供应商编码和名称,只是记录供应商的主要资料,并不参与对供应商的开发工作中去,现在的供应商主要提供生产辅助材料和维修备件,主要的生产原材料钢材由????和??钢材负责供应,相当部分的供应商是一次性交易的供应商,相对固定的国内供应商有20多家,尚没有形成统一的供应商管理制度文件。河源??有较多的主要原材料国内供应商,东莞 ??今后也准备开发更多的国内主要原材料供应商。
????和??钢材,主要负责国外钢材采购工作,再转销给国内的??子公司,供应商日常管理工作由采购部负责,但对供应商的开发主要由公司董事负责。
有关供应商管理的详细资料需参阅采购调研报告。
供应商维护
东莞??,河源??,????和??钢材由采购部收集整理供应商资料,会计部不作维护,对于如供应商取消,合并等工作目前还没有处理规定。
供应商编码
东莞??和河源??的供应商编码是由采购部决定,并没有统一的编码规则。
供应商信贷额度
国内??采购时没有使用信贷额度控制。????和??钢材有一些不太成熟的控制方法。
供应商审批/分类/付款期限
主要的供应商由公司董事审批。
由于钢材采购周期很长,往往采用预付款方式结算,一些相对固定的供应商采用周结或月结,还有很多一次性交易的供应商采用现金结算。
应付发票管理
目前供应商开来的发票首先提交给采购部,采购部门在收到供应商发票并进行核对,提交有关部门经理或者总经理审批后,准备付款申请书,会计部门根据付款申请书,与有关合同,送货单和入库单等单据和凭证进行核对审批后,安排出纳准备资金。
采购中如果出现了运费和杂费,则供应商一般要么分开成几张发票,要么在一张发票上通过货物价格来处理,或由其他船运公司开出运费发票,没有出现一张发票上既有材料成本又有运杂费的情况。
由于目前东莞??仍然是增值税的小规模纳税人,收到的供应商发票上的增值税进项税额是无法抵扣的,所以发票上如果注明了增值税额,那么也是把该金额记入采购的物资成本中的;而河源??为一般纳税人,可以抵扣增值税的进项税额,所以在帐务上是把增值税单独列支的。
一般情况下会计部门在收到供应商发票无误后就会立即付款,所以需要根据业务实际编制付款单据。分录如下:
借:库存物资或者其他科目
贷:现金或者银行存款
目前在应付帐款科目上也没有供应商信息,对于国内供应商都没有记入应付帐款科目进行负债核算,随着国内供应商的增多,会开设应付帐明细帐。
一般情况下,东莞??和河源??,以及????和??钢材大量采用的是预付货款的办法,在收到供应商货物之前先预付全部或者部分货款,供应商发来货物并提供发票后,会计部门根据该供应商原有的预付货款的情况与发票进行核销。付预付款时分录如下:
借:预付款
贷:现金或者银行存款
收到供应商发票进行核销时分录如下:
借:库存物资或者其他科目
贷:预付款
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