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预付款申请和核销
u 对供应商的预付款由采购部门进行申请。
u 预付款由采购部门进行管理和跟踪，对于预付款付出后，供应商长期未送货或者发票长期未到的情况，一般由采购员与供应商联系。
u 一般而言对同一个供应商只允许有一笔预付款。
u 预付款都是在供应商发票到来之前支付的，在收到供应商发票时要与其预付款进行核销，一般而言所预付款在进行核销之后还有余额部分的，由供应商退回。如果对该供应商还要继续采购需要预付货款的，则重新申请预付款，重新审批并支付预付款。
u 目前财务部门对于预付款没有进行跟踪，所以对于供应商的查询是无法进行的，只有采购部门才掌握了这部分信息。
u 目前对于各个供应商的预付款是否有最高限额，财务部门也不清楚。
付款管理
东莞??和河源??涉及到付款的日常业务由会计部出纳负责资金管理和现金/银行存款收付。
付款的帐务由会计部总帐会计直接在总帐中进行核算，同时出纳会在现金日记帐和银行存款日记帐上登录，并与总帐科目进行核对和调整。
目前东莞??的日常付款操作中银行付款凭证需要董事签发。
对同一供应商的不同发票存在集中进行一次性支付的做法。
????和??钢材的付款管理使用MRP应付款系统进行。
银行帐户信息
u 东莞??和河源??的开户银行相对比较集中，东莞??只有中国银行，工商银行等；其他河源/上海/广州等地公司的开户银行一般也不超过5家。
u 银行帐户比较少，东莞/河源等公司各自在同一家银行的帐户一般不超过3个，一般帐户既可以用来付款也可以用来收款。
u 一般帐户都可以用来做日常业务付款用，即是清算银行，但是现金支付只能从基本户中支出。
u 对于已退货或者已取消的发票付款，如果实际业务操作中已经把款项划拨到供应商帐户，可以要求供应商退回货款，收款行即为原付款行。
u 一般付款的银行单据有编号，但是不同银行单据的编号可能相同，即使是同一银行的不同付款单据，编号也可能相同。银行收款单据常常没有编号。
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付款条件
u 东莞??和河源??对于不同的供应商有不同的付款条件，目前对大部分采取月结的方式，即每月汇总供应商的送货单，通知供应商开来发票后会计部门根据发票金额付款。由于实际上一般是收到客户发票就付款，并在总帐中进行帐务处理，所以在财务上无法体现按月进行发票付款的特点，而是立即付款的居多。
u 目前东莞??和河源??的付款管理中实际不区分付款的优先级，发票一般按照交到财务部门的先后顺序进行付款管理。
u 目前国内??的付款中供应商一般没有给予提前付款的折扣。
付款方法
u 目前东莞??付款方法包括现金，支票和电汇三种主要的方法。
u 出纳负责现金的管理并开支票和电汇凭证。
u 支票和电汇凭证需经董事签字才可以用于对外付款。
应付报表和查询
目前因为东莞??和河源??所有的日常应付业务都在总帐中进行核算和管理，所以没有单独的应付子模块，无法完成独立的应付报表的编制生成工作，财务能够提供的报表功能较少。
目前东莞??没有形成完整的明确的应付报表需求。
没有进行发票帐龄分析，也没有明确的发票帐龄分期。
目前查询应付未付某供应商的余额，由于在发票提交财务部门前，财务部门无法进行统计，在发票提交财务部门后，一般财务部门已经对其进行付款，所以财务部门无法提供准确的供应商余额信息。供应商帐务的核对由采购部门负责，采购部门依据的是供应商交来的发票或者还没有交来发票的送货单/入库单。
????和??钢材使用MRP系统管理应付业务，可以产生按需要使用的报表，报表经常要在EXCELL上进行加工。
现行业务流程分析
现行业务流程分析是在业务调研的基础上，了解客户需求，规范业务流程，对业务现状进行简明的分析，可以作为ERP系统实施的参考。
关键需求
u 建立一套适合??业务流程现状和未来业务发展需要的应付款子帐系统，将大量的应付款信息从总帐中解放出来，同时与总帐系统保持高度的集成。
u 实现对供应商发票和其他有关付款单据的有效管理，对供应商余额和其他财务信息进行有效的跟踪，并据此完成有关的资金安排。
u 实现对银行存款和现金的有效管理，保证资金运行的安全性，流动性和收益性。
关键流程改进分析
u 目前业务流程中最大的问题是法人实体混淆的问题，必须确保在未来的流程中业务实体的一致性，确保财务信息和实物信息的一致性。
u 目前会计核算业务中大量存在着现金收付制的影子，必须改进财务核算的流程，严格按照权责发生制的原则准确及时的进行会计核算。
u 对大量的日常应付款核算业务做出明晰的书面的流程规范，制定发票付款，费用报销，预付款和其他相关的业务操作规定，明确各方的业务职责和审批权限。
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